La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la «Política») tiene como propósito informar a los titulares sobre las condiciones bajo las cuales Veloxis SAS (en adelante, «Veloxis», «La Empresa», «Nosotros») recopila, almacena, usa, circula, suprime y, en general, trata los datos personales que los titulares suministran a través del portal www.veloxis.com.co, sus canales digitales, formularios de contacto, líneas telefónicas o cualquier otro medio habilitado para la recolección de información.
1. Responsable del Tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es Veloxis SAS, sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en la ciudad de Barranquilla, Colombia. Para efectos de la presente Política, Veloxis SAS actúa como responsable del tratamiento en los términos definidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Canal de atención para el ejercicio de derechos sobre datos personales: administrativo@veloxis.com.co
2. Definiciones
Para efectos de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones:
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil, profesión u oficio, y calidad de comerciante o servidor público.
- Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
- Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
- Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. Principios Rectores
El tratamiento de datos personales por parte de Veloxis SAS se rige por los siguientes principios conforme a la Ley 1581 de 2012:
- Principio de legalidad: El tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual es informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
4. Datos Personales que Recopilamos
Veloxis SAS podrá recopilar y tratar las siguientes categorías de datos personales, dependiendo de la relación establecida con el titular:
- Datos de identificación: Nombre completo, número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT, pasaporte), fecha de nacimiento, género, nacionalidad.
- Datos de contacto: Dirección de domicilio, dirección de instalación del servicio, correo electrónico, número de teléfono fijo o celular.
- Datos económicos y financieros: Información de facturación, historial de pagos, datos de cuenta bancaria o medios de pago, información de riesgo crediticio cuando sea necesario para la vinculación del servicio.
- Datos técnicos y de navegación: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas dentro del portal www.veloxis.com.co, cookies técnicas, analíticas y de preferencias, datos de conexión y uso del servicio de internet contratado.
- Datos de servicio: Plan contratado, historial de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQR), registros de soporte técnico, grabaciones de llamadas con fines de calidad y seguridad.
- Datos sensibles: En casos excepcionales y con autorización expresa del titular, podrán tratarse datos biométricos exclusivamente para la verificación de identidad en la suscripción de contratos. El suministro de datos sensibles es facultativo y el titular no está obligado a autorizarlo.
5. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales serán tratados por Veloxis SAS para las siguientes finalidades:
- Gestionar la relación comercial y contractual con el usuario, incluyendo la prestación, instalación, activación, mantenimiento, facturación, cobro y suspensión del servicio de conectividad.
- Verificar la identidad del titular y realizar análisis de riesgo crediticio previo a la contratación de servicios.
- Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información presentadas por los titulares a través de cualquier canal habilitado.
- Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio contratado, incluyendo notificaciones de facturación, cambios en planes, mantenimientos programados, y avisos técnicos.
- Enviar información comercial, promocional y publicitaria sobre productos y servicios de Veloxis SAS, siempre que el titular haya otorgado su autorización. El titular podrá solicitar en cualquier momento la exclusión de estas comunicaciones.
- Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, analítica de uso del servicio y encuestas de satisfacción para la mejora continua de la calidad del servicio.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales, incluyendo el reporte de información ante autoridades competentes, entes reguladores del sector de telecomunicaciones y operadores de información crediticia.
- Prevenir, detectar e investigar actividades fraudulentas, infracciones de seguridad y usos indebidos de la red o los servicios contratados.
- Registrar los datos en los sistemas internos de la Empresa, así como en las bases de datos requeridas por la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
- Compartir información con aliados comerciales, proveedores y contratistas que actúen como encargados del tratamiento para la prestación del servicio, bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos.
- Publicar datos de contacto en directorios telefónicos, cuando aplique, conforme a la normativa vigente.
- Cualquier otra finalidad compatible con las anteriores y que sea informada al titular.
6. Autorización del Titular
Veloxis SAS solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, incluyendo medios electrónicos, formularios web, documentos físicos, grabaciones de voz o conducta inequívoca.
Se entenderá que el titular ha otorgado su autorización cuando, habiendo sido informado de la presente Política, suministre voluntariamente sus datos personales a través de los canales habilitados por Veloxis SAS, tales como el portal www.veloxis.com.co, formularios de contacto, líneas telefónicas o puntos de atención.
En ningún caso se condicionará la prestación del servicio a la autorización del tratamiento de datos para finalidades que no sean estrictamente necesarias para la ejecución del contrato.
7. Derechos de los Titulares
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Derecho de acceso o consulta: Conocer, consultar y obtener copia de los datos personales que reposen en las bases de datos de Veloxis SAS y que sean objeto de tratamiento.
- Derecho de actualización: Solicitar la actualización de sus datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
- Derecho de rectificación: Solicitar la corrección de la información personal cuando sea inexacta o desactualizada.
- Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de sus datos personales de las bases de datos de Veloxis SAS cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
- Derecho de revocatoria: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
- Derecho a presentar quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales, previo trámite de consulta o reclamo ante Veloxis SAS.
- Derecho a ser informado: Solicitar y obtener información respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
8. Procedimiento para Ejercer los Derechos
Los titulares podrán ejercer sus derechos de consulta o reclamo dirigiendo su solicitud al correo electrónico administrativo@veloxis.com.co o a través del formulario de PQR disponible en el portal www.veloxis.com.co. La solicitud deberá contener como mínimo:
- Nombre completo y documento de identificación del titular o de quien actúe en su representación.
- Descripción precisa de los hechos que dan lugar a la solicitud.
- Dirección de correspondencia física o electrónica para recibir la respuesta.
- Documentos de soporte que el titular considere pertinentes.
Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término señalado, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. Transferencia y Transmisión de Datos
Veloxis SAS podrá transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Las transferencias se realizarán únicamente:
- A encargados del tratamiento que actúen por cuenta de Veloxis SAS bajo contratos de transmisión de datos.
- A autoridades competentes en cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.
- A países que cuenten con niveles adecuados de protección de datos según lo determine la Superintendencia de Industria y Comercio, o cuando exista autorización expresa del titular.
- A aliados comerciales para la ejecución del servicio, siempre bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
10. Cookies y Tecnologías de Rastreo
El portal www.veloxis.com.co utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el uso del sitio y personalizar el contenido. Las cookies utilizadas se clasifican en:
- Cookies estrictamente necesarias: Requeridas para el funcionamiento básico del portal, como la gestión de sesión y seguridad. No pueden ser desactivadas.
- Cookies analíticas: Permiten recopilar información sobre cómo los usuarios interactúan con el portal, con el fin de mejorar su funcionamiento y contenido.
- Cookies de preferencias: Almacenan las preferencias del usuario para ofrecer una experiencia personalizada.
El usuario puede gestionar o desactivar las cookies a través de la configuración de su navegador. La desactivación de ciertas cookies puede afectar la funcionalidad del portal.
11. Medidas de Seguridad
Veloxis SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración, la divulgación o el uso indebido. Entre las medidas adoptadas se incluyen:
- Controles de acceso lógico a los sistemas de información y bases de datos.
- Cifrado de datos sensibles durante su transmisión y almacenamiento.
- Políticas internas de seguridad de la información y capacitación al personal.
- Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y encargados del tratamiento.
- Procedimientos de respuesta ante incidentes de seguridad.
- Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante desastres.
No obstante lo anterior, ningún sistema de seguridad es infalible. Veloxis SAS no puede garantizar de manera absoluta la seguridad de la información, pero se compromete a actuar diligentemente para minimizar los riesgos y a notificar a los titulares y a las autoridades competentes en caso de incidentes que comprometan la seguridad de los datos personales.
12. Datos de Menores de Edad
Veloxis SAS no recopila intencionalmente datos personales de menores de edad. Los servicios ofrecidos por la Empresa están dirigidos a personas mayores de edad. En caso de que se identifique que se han recopilado datos de un menor sin la autorización del representante legal, Veloxis SAS procederá a eliminar dicha información de manera inmediata, conforme a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
13. Vigencia de las Bases de Datos
Las bases de datos administradas por Veloxis SAS tendrán vigencia durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y mientras subsista la relación contractual con el titular. Una vez finalizada la relación, los datos podrán conservarse durante el término que sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o regulatorias, incluyendo los plazos de prescripción aplicables.
En todo caso, la vigencia de los datos será evaluada periódicamente y, cuando ya no resulten necesarios para las finalidades que justificaron su recolección, serán suprimidos de conformidad con la normatividad vigente.
14. Modificaciones a la Política
Veloxis SAS se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en el portal www.veloxis.com.co y entrarán en vigencia a partir de su publicación. Cuando se realicen cambios sustanciales que afecten el tratamiento de los datos personales, Veloxis SAS informará a los titulares a través de los canales de comunicación disponibles y, cuando sea necesario, solicitará una nueva autorización.
Se recomienda al titular revisar periódicamente esta Política para mantenerse informado sobre cómo Veloxis SAS protege sus datos personales.
15. Marco Normativo Aplicable
La presente Política se fundamenta en la siguiente normatividad colombiana:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15 (Derecho a la intimidad y habeas data).
- Ley Estatutaria 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data financiero).
- Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Disposiciones generales para la protección de datos personales).
- Decreto 1377 de 2013 (Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012).
- Decreto 886 de 2014 (Registro Nacional de Bases de Datos).
- Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública).
- Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo).
- Decreto 1078 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones).
- CONPES 3854 de 2016 (Política Nacional de Seguridad Digital).
- Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (Registro Nacional de Bases de Datos).
16. Contacto y Canal de Atención
Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales, el titular podrá comunicarse con Veloxis SAS a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: administrativo@veloxis.com.co
- Portal web: www.veloxis.com.co (sección de PQR y formulario de contacto)
Veloxis SAS se compromete a atender todas las solicitudes dentro de los términos legales establecidos y a garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares de datos personales.